Antes de abrir sua empresa e reunir os documentos para abrir sua empresa, recomendo que leia os artigos de planejamento
Como abrir empresa e
Como obter ajuda do Sebrae.
Também tenha em mente que o Sebrae e um bom contador podem te ajudar bastante. Porém não pague as taxas para o contador, pague as guias por conta própria.
O contador irá receber apenas o que lhe é devido (geralmente meio salário ou um salário mínimo).
Os documentos e registros básicos no Brasil para abrir uma micro ou pequena empresa são:
- Junta Comercial ou Cartório de Registro de Pessoa Jurídica
- Ter registro na prefeitura ou administração regional da cidade onde vai funcionar.
- Ter registro na administração estadual
- Ter registro na Receita Federal (cnpj)
- Ter registro na Previdência Social.
- Dependendo da atividade também pode ser obrigatório registro na Entidade de Classe para a empresa e funcionários da atividade relacionada (ex.: engenheiros no CREA)
- Secretaria de Meio-Ambiente
- Outros órgãos de fiscalização (seu contador ou o Sebrae lhe informarão quais).
Detalhando algumas das etapas mais importantes:
1) Registro legal da empresa na Junta Comercial do estado ou no Cartório de Registro de Pessoa Jurídica
Para as pessoas jurídicas (empresas), esse passo é equivalente à obtenção da Certidão de Nascimento de uma pessoa física. A partir desse registro, a empresa existe oficialmente - o que não significa que ela possa começar a operar.
Documentos e formulários mais comuns (varia de estado pra estado):
- Contrato Social;
- Documentos pessoais de cada sócio (no caso de uma sociedade).
O Contrato Social é a peça mais importante do início da empresa, e nele devem estar definidos claramente os seguintes itens:
- Interesse das partes;
- Objetivo da empresa;
- Descrição do aspecto societário e a maneira de integralização das cotas.
Para ser válido, o Contrato Social deverá ter o visto de um advogado. As micro empresas e empresas de pequeno porte são dispensadas da assinatura do advogado, conforme prevê o Estatuto da Micro e Pequena Empresa.
Ainda na Junta Comercial ou no Cartório, deve-se verificar se há alguma outra empresa registrada com o nome pretendido. Geralmente é necessário preencher um formulário próprio, com três opções de nome. Há estados que já oferecem esse serviço pela Internet.
Se tudo estiver certo, será possível prosseguir com o arquivamento do ato constitutivo da empresa, quando geralmente serão necessários os documentos:
- Contrato Social ou Requerimento de Empresário Individual ou Estatuto, em três vias;
- Cópia autenticada do RG e CPF do titular ou dos sócios;
- Requerimento Padrão (Capa da Junta Comercial), em uma via;
- FCN (Ficha de Cadastro Nacional) modelo 1 e 2, em uma via;
Registrada a empresa, será entregue ao seu proprietário o NIRE (Número de Identificação do Registro de Empresa).que é uma etiqueta ou um carimbo, feito pela Junta Comercial ou Cartório, contendo um número que é fixado no ato contitutivo.
2) CNPJ na Receita Federal
O registro do CNPJ é feito exclusivamente pela Internet, no site da Receita Federal por meio do download de um programa.
Os documentos necessários, informados no site, são enviados por sedex ou pessoalmente para a Secretaria da Receita Federal, e a resposta é dada também pela Internet.
ATENÇÃO: Ao fazer o cadastro no CNPJ, é preciso escolher a atividade que a empresa irá exercer. Essa classificação será utilizada não apenas na tributação, mas também na fiscalização das atividades da empresa.
Antes de solicitar seu CNPJ, consulte se seu tipo de empresa se enquadre no "Simples". A burocracia será bem menor.
3) Alvará de funcionamento na Prefeitura
O alvará é uma licença que permite o estabelecimento e o funcionamento de instituições comerciais, industriais, agrícolas e prestadoras de serviços, bem como de sociedades e associações de qualquer natureza, vinculadas a pessoas físicas ou jurídicas. Isso é feito na prefeitura ou na administração regional ou na Secretaria Municipal da Fazenda de cada município.
Geralmente, a documentação necessária é:
- Formulário próprio da prefeitura;
- Consulta prévia de endereço aprovada;
- Cópia do CNPJ;
- Cópia do Contrato Social;
- Laudo dos órgãos de vistoria, quando necessário (geralmente bombeiros e órgãos ambientais).
4) Inscrição estadual na Secretaria Estadual da Fazenda
Em geral, a Inscrição estadual não pode ser feita pela Internet, mas isso varia de estado para estado.
Atualmente, a maioria dos estados possui convênio com a Receita Federal, o que permite obter a Inscrição Estadual junto com o CNPJ, por meio de um único cadastro.
Em alguns estados a inscrição estadual deve ser solicitada antes do alvará de funcionamento.
A Inscrição Estadual é necessária para a obtenção da inscrição no ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), mas nem todas as empresas precisam de Inscrição - consulte seu contador e o SEBRAE.
Geralmente a documentação pedida para o cadastro é:
- DUC (Documento Único de Cadastro), em três vias;
- DCC (Documento Complementar de Cadastro), em 1 via;
- Comprovante de endereços dos sócios, cópia autenticada ou original;
- Cópia autenticada do documento que prove direito de uso do imóvel, como por exemplo o contrato de locação do imóvel ou escritura pública do imóvel;
- Número do cadastro fiscal do contador;
- Comprovante de contribuinte do ISS, para as prestadoras de serviços;
- Certidão simplificada da Junta (para empresas constituídas há mais de três meses);
- Cópia do ato constitutivo;
- Cópia do CNPJ;
- Cópia do alvará de funcionamento;;
- RG e CPF dos sócios.
5) Cadastro na Previdência Social
Para contratar funcionários, é preciso arcar com as obrigações trabalhistas sobre eles. Ainda que seja um único funcionário, ou apenas os sócios inicialmente, a empresa precisa estar cadastrada na Previdência Social e pagar os respectivos tributos.
Você deverá dirigir-se à Agência da Previdência de sua região para solicitar o cadastramento da empresa e seus responsáveis legais. O prazo para cadastramento é de 30 dias após o início das atividades.
Ligue 135 para perguntar os documentos necessários das empresas e dos sócios.
Veja aqui uma lista das Unidades de Atendimento da Previdência Social
6) Notas fiscais e livros fiscais
Agora resta apenas preparar o aparato fiscal.
Será necessário solicitar a autorização para impressão das notas fiscais e a autenticação de livros fiscais. Isso é feito na prefeitura de cada cidade.
Empresas que pretendam dedicar-se às atividades de indústria e comércio deverão ir à Secretaria de Estado da Fazenda.
Esta foi a parte final dos documentos necessários para abertura da sua empresa.
Agora que a burocracia da documentação acabou, é hora de começar o que gosta de fazer: tocar seu negócio.
